Analyse
Description sous une forme organisée, concise et précise du contenu d’un dossier ou d’un ensemble de dossiers.
Elle permet de répondre aux questions suivantes « Où ? » « Quand ? » « Comment ? », et se présente souvent ainsi : Objet de l’action. – Action : typologie des documents (dates).
Archives
Tous les documents y compris les données, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité.
Une distinction est faite entre le terme archives, qui désigne les documents, et celui d’Archives (avec une majuscule), appliqué au service / bâtiment.
Communicabilité (délai de)
Qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public. Selon la nature des documents, les délais de communicabilité sont variables.
Cote
Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) constituant un code d’identification unique pour chaque article d’un service d’archives.
Destruction (ou élimination)
Procédure réglementée qui consiste à éliminer des documents dont la conservation ne se justifie plus, car dépourvus de leurs utilités administrative et juridique et ne présentant pas d’intérêt à titre historique. Toute destruction doit être précédée de la validation d’un bordereau d’élimination par les Archives départementales. Sont éliminées, par exemple, les factures de plus de 10 ans (plus d’utilité juridique) ou encore les documents vierges ou des documents préparatoires (sans intérêt historique).
Fonds
Ensemble de documents de toute nature constitué par un producteur, dans l’exercice de ses activités.
Indexation
Indication du contenu d’un dossier ou d’un ensemble de dossiers par un ou plusieurs mots-clés, afin d’en faciliter le repérage et la consultation.
Instrument de recherche
Outil élaboré par l’archiviste destiné au lecteur et énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives. Les guides, les inventaires, les répertoires, les bordereaux de versement ainsi que les bases de données sont autant d’instruments de recherche différents.
Producteur
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité.
Versement
Transfert des documents d’un service de la ville ou de l’agglomération au service des archives (dans notre cas, à Compiègne), qui en prend ainsi la responsabilité et en assure la conservation et la communication.