Les missions des archivistes se concentrent autour de plusieurs actions souvent désignées par la « règle des 4C ».
Collecter
Des archives publiques…
La première mission est de collecter les archives produites ou reçues par les services communaux ou des EPCI relevant du périmètre de gestion. Le versement de ces archives est une obligation légale, régie par le Code du patrimoine.
…mais également des archives privées !
Pour enrichir ses fonds, le service peut également collecter des archives privées émanant de particuliers (architectes, écrivains, photographes, collectionneurs…), d’associations, de familles ou encore d’entreprises. Ces archives peuvent entrer par don, legs, dépôt ou achat.
Les archives intercommunales conservent de nombreux fonds privés que nous vous invitons à découvrir.
Classer
Cette étape est au cœur du métier de l’archiviste et indispensable pour faciliter l’exploitation et la communication des fonds. Cette opération se décline en plusieurs tâches :
- Le tri et l’élimination de documents sans intérêt historique ou juridique ;
- Le classement soit la mise en ordre intellectuelle (par thématiques, ordre chronologique, etc.) ;
- L’analyse des dossiers constitués afin de pouvoir décrire ce qu’ils contiennent et de quoi ils traitent ;
- La cotation, qui est un ensemble de caractères (de type « code ») permettant d’identifier un document ou un dossier. Cette cote est attribuée selon les règles d’un cadre de classement uniformisé dans toutes les communes de France (renvoi vers le cadre de classement des Archives communales);
- L’indexation et le plan de classement interne, pour faciliter les recherches des usagers ;
Ce travail abouti à la publication d’instruments de recherche (inventaires) qui rendront ces archives accessibles par les usagers.
Conserver
Tous ces documents doivent être conservés dans les meilleures conditions possibles. Aussi des règles strictes sont observées afin de préserver leur état matériel dans le temps et éviter toute dégradation.
Pour ce faire, l’Agglomération a mis à disposition des locaux adaptés et aménagés selon la réglementation en vigueur.
En parallèle, les archivistes doivent veiller au bon conditionnement des dossiers dans des boîtes adaptées et faire restaurer et / ou numériser les documents les plus fragiles.
En interne, un petit atelier numérise chaque année des milliers d’images et documents progressivement mises en ligne sur ce site internet !
La préservation de tous ces documents originaux constitue donc un enjeu fondamental dont l’archiviste est le garant.
Communiquer…
Bien évidemment, tout ce travail a pour but de rendre les documents accessibles aux usagers.
La communication est l’aboutissement des trois missions précédentes et peut prendre différentes formes.
La consultation sur place, en salle de lecture, où chercheurs, généalogistes, amateurs d’histoire ou citoyens à la recherche d’informations peuvent consulter les documents.
Toutes les archives publiques sont communicables gratuitement et de plein droit à tous les citoyens sous certaines réserves :
– Il est nécessaire d’être inscrit et d’accepter les termes du règlement de la salle de lecture.
– L’état matériel des documents ne permet pas toujours leur communication aux lecteurs.
Les archivistes peuvent donc être amenés à refuser de communiquer des documents fragilisés.
– Les délais de communicabilité des documents d’archives publiques définis par l’article L213-2 du code du Patrimoine.
Les archives privées conservées sont également accessibles selon les règles acceptées entre le service des archives et les déposants / donateurs.
… par une valorisation diversifiée
Afin de mettre en avant les fonds conservés, nous alimentons régulièrement notre site internet, vous permettant ainsi d’avoir accès à distance à de nombreux inventaires et documents numérisés.
Le service propose ou participe également à la création d’expositions, à l’édition de publications.
Des visites de son bâtiment de conservation sont régulièrement proposées notamment lors des journées du patrimoine.
Enfin, notre service communique régulièrement sur les réseaux sociaux, en mettant en avant missions et documents auprès de ses abonnés.
Les Archives assurent également une assistance scientifique aux associations historiques et culturelles locales.
Les Archives jouent donc aussi un rôle de médiateur entre le document « brut » et le propos historique.
La communication concerne également les services producteurs, en effet, les services municipaux et intercommunaux ayant versé leurs archives ont toujours la possibilité d’y avoir accès dans le cadre de leurs activités. Ces demandes sont très variées et récurrentes pour notre service et représentent une grande part du travail de communication (plus de 250 mouvements de dossiers annuels).
Les Archives constituent donc un service administratif autant que culturel et leur périmètre d’action est très étendu du fait de la définition même des archives inscrite dans le livre II du Code du patrimoine (art. L211-1). « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »
